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高管的邮件处理转变

尽管去做：无压工作的艺术

一位邮件量很大的高管通过系统化处理，将令人难以招架的积压邮件逐步清理，并建立起响应更及时、更可持续的邮件处理方式。

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高管的邮件转变高管的邮件转变，《尽管去做：无压工作的艺术》中的场景。满屏都是邮件 只有输入，没有决定 一位软件行业高管任由收件区域积压了八百多封邮件。许多邮件需要处理，但由于其他计划占据了整个工作日，这位高管一直推迟作出决定。 积压邮件既成了提醒事项的储存处，也成了压力不断增大的来源。 个人代价 这位高管靠周末加班赶进度；有了年幼的孩子后，这种做法越来越难以为继。
满屏都是邮件 只有输入，没有决定 一位软件行业高管任由收件区域积压了八百多封邮件。许多邮件需要处理，但由于其他计划占据了整个工作日，这位高管一直推迟作出决定。 积压邮件既成了提醒事项的储存处，也成了压力不断增大的来源。 个人代价 这位高管靠周末加班赶进度；有了年幼的孩子后，这种做法越来越难以为继。问题不只是邮件数量庞大，而是每封邮件都仍然需要分类并作出决定。 这个案例具体呈现了未处理输入所带来的隐性代价。
高管的邮件处理转变高管的邮件处理转变，《尽管去做：无压工作的艺术》中的场景。处理邮件 一次处理一封邮件 高管和教练逐一处理积压的邮件，而不是只挑选看起来有吸引力或紧急的邮件。每一项都要判断是否需要采取行动、是否有参考价值，或是否应该丢弃。 这种方法把看似不可分割的一大堆邮件转化为一个个独立的决定。 多种处理结果 有些邮件可以删除，有些可以归档，还有许多可以迅速回复。
处理邮件 一次处理一封邮件 高管和教练逐一处理积压的邮件，而不是只挑选看起来有吸引力或紧急的邮件。每一项都要判断是否需要采取行动、是否有参考价值，或是否应该丢弃。 这种方法把看似不可分割的一大堆邮件转化为一个个独立的决定。 多种处理结果 有些邮件可以删除，有些可以归档，还有许多可以迅速回复。另一些则需要较长时间才能完成的行动，并且需要在收件区域之外加以追踪。 处理邮件后，积压不再是模糊的威胁，而是变成一系列明确的结果和下一步行动。
快速回复直接处理快速回复直接处理，《尽管去做：无压工作的艺术》中的场景。简短回复，立即减轻负担 两分钟测试 许多邮件只需简短回复或批准。高管在处理每项此类事务时立即回复，避免为容易完成的工作另设一个待办队列。 当其他人正等待这些决定以继续工作时，这条规则尤其有用。 改变处理流程 大量积压事项可以直接处理，不必变成新的长期任务。较耗时的工作则另行设为提醒，而不是混杂在新收到的邮件中。
简短回复，立即减轻负担 两分钟测试 许多邮件只需简短回复或批准。高管在处理每项此类事务时立即回复，避免为容易完成的工作另设一个待办队列。 当其他人正等待这些决定以继续工作时，这条规则尤其有用。 改变处理流程 大量积压事项可以直接处理，不必变成新的长期任务。较耗时的工作则另行设为提醒，而不是混杂在新收到的邮件中。 这一流程将处理邮件从被动积压转变为主动分流。
收件箱恢复正常功能收件箱恢复正常功能，《尽管去做：无压工作的艺术》中的场景。缩小收件区域 将工作与输入分开 收件区域恢复了原本的用途：存放尚未处理的邮件。需要更多时间处理的可行动邮件会移到专门的行动位置，委派出去的事项则单独追踪。 这样一来，每次打开收件箱时，就不必重新评估每封邮件。 可管理的数量界限 这位高管开始坚持让邮件数量不超过一屏太多。
缩小收件区域 将工作与输入分开 收件区域恢复了原本的用途：存放尚未处理的邮件。需要更多时间处理的可行动邮件会移到专门的行动位置，委派出去的事项则单独追踪。 这样一来，每次打开收件箱时，就不必重新评估每封邮件。 可管理的数量界限 这位高管开始坚持让邮件数量不超过一屏太多。改变并不意味着所有工作都消失了，而是未解决的邮件仍然清晰可见，并经过分类。 明确的界限让收件区域发挥信号作用，而不是变成仓库。
高管的电子邮件管理转变高管的电子邮件管理转变，《尽管去做：无压工作的艺术》中的场景。持续的改变 保持及时处理 一年后，艾伦再次了解情况时，这位高管已经坚持了新的做法，不再任由大量邮件积压。处理工作之所以能持续见效，是因为它已成为工作流程的一部分，而非一次性的清理。 这位高管表示，每天因此多出约一小时可自由支配的时间。 超越个人的影响 高管更快地作出回应，改变了整个部门的工作节奏。
持续的改变 保持及时处理 一年后，艾伦再次了解情况时，这位高管已经坚持了新的做法，不再任由大量邮件积压。处理工作之所以能持续见效，是因为它已成为工作流程的一部分，而非一次性的清理。 这位高管表示，每天因此多出约一小时可自由支配的时间。 超越个人的影响 高管更快地作出回应，改变了整个部门的工作节奏。同事们发现，决策和批准来得更加及时，高管的可靠性也有所提升。 这个例子说明，个人的组织能力能够影响集体工作。
指导开始之前
辅导期间
处理积压邮件期间
清理积压邮件的处理环节结束时
接受辅导约一年后