个人与组织的瓶颈

尽管去做:无压工作的艺术

本书将个人工作流问题延伸至组织文化,追溯薄弱环节如何造成中断,以及共同标准如何增进信任。

increasingupBearing stren­gth in each eventdowndecreasing
个人与组织的瓶颈个人与组织的瓶颈,《尽管去做:无压工作的艺术》中的场景。系统中的不安 监控取代信任 在消息和承诺可能消失的组织里,人们觉得自己必须不断跟进。他们打断同事或重复提出请求,因为不信任现有的沟通渠道。 结果便形成了一种不断检查、事事盯着的文化。 最薄弱的一环 组织流程的可靠程度,取决于其中最不可靠的一环。某个人未能收集或处理沟通信息,便可能动摇人们对整个系统的信心。
系统中的不安 监控取代信任 在消息和承诺可能消失的组织里,人们觉得自己必须不断跟进。他们打断同事或重复提出请求,因为不信任现有的沟通渠道。 结果便形成了一种不断检查、事事盯着的文化。 最薄弱的一环 组织流程的可靠程度,取决于其中最不可靠的一环。某个人未能收集或处理沟通信息,便可能动摇人们对整个系统的信心。 冲突存在于推动工作向前的愿望与担心必要信息会消失的恐惧之间。
个人与组织的瓶颈个人与组织的瓶颈,《尽管去做:无压工作的艺术》中的场景。脱节的明显迹象 未处理的收件篮 艾伦观察到,有些办公室没有收件篮,有些收件篮则堆得满满当当。这些状况可能反映出人们对工作流缺乏信任,也会造成接连不断的干扰。 人们无法判断一条信息究竟已进入处理流程,还是仅仅被搁置起来。 救火与危机模式 重要事项若未能得到持续、妥善的处理,日后可能会再次出现并演变成紧急事件。
脱节的明显迹象 未处理的收件篮 艾伦观察到,有些办公室没有收件篮,有些收件篮则堆得满满当当。这些状况可能反映出人们对工作流缺乏信任,也会造成接连不断的干扰。 人们无法判断一条信息究竟已进入处理流程,还是仅仅被搁置起来。 救火与危机模式 重要事项若未能得到持续、妥善的处理,日后可能会再次出现并演变成紧急事件。组织耗费精力应对问题,而更清晰的前端处理本可以让这些问题更早显现。 局部的疏忽习惯会放大为更广泛的文化状况。
个人与组织的瓶颈个人与组织的瓶颈,《尽管去做:无压工作的艺术》中的场景。可靠的入口 收集沟通信息 艾伦主张建立一项标准,将所有相关的沟通和承诺收集起来并加以处理。具体的个人工具可以各不相同,但每个人都必须对管理传达到自己这里的信息负责。 沟通事项不应只依赖接收者的记忆。 减少打断 当人们相信信息会进入一个工作系统时,彼此打断的次数就能减少。
可靠的入口 收集沟通信息 艾伦主张建立一项标准,将所有相关的沟通和承诺收集起来并加以处理。具体的个人工具可以各不相同,但每个人都必须对管理传达到自己这里的信息负责。 沟通事项不应只依赖接收者的记忆。 减少打断 当人们相信信息会进入一个工作系统时,彼此打断的次数就能减少。注意力会从确认请求是否已被听见,转向判断哪些结果才重要。 组织开始以看得见的流程取代焦虑。
责任不等于统一责任不等于统一,《尽管去做:无压工作的艺术》中的场景。个人系统仍由个人决定 不强制使用统一工具 戴维·艾伦提醒,个人系统不能简单地靠规定强行推行。每个人都可以采用不同的方式来收集和管理工作。 重要的不是使用完全相同的工具,而是可靠地取得成果并落实承诺。 对结果负责 组织可以要求成员负责管理交到自己手上的事务,并履行承诺,或重新协商承诺。
个人系统仍由个人决定 不强制使用统一工具 戴维·艾伦提醒,个人系统不能简单地靠规定强行推行。每个人都可以采用不同的方式来收集和管理工作。 重要的不是使用完全相同的工具,而是可靠地取得成果并落实承诺。 对结果负责 组织可以要求成员负责管理交到自己手上的事务,并履行承诺,或重新协商承诺。这既保留了个人选择,也确立了共同的可靠性标准。 自主性与一致性之间的冲突,可以通过共同期望而非强制使用某种工具来化解。
个人与组织的瓶颈个人与组织的瓶颈,《尽管去做:无压工作的艺术》中的场景。注意力转向更重要的工作 减少精力在疏漏上的损耗 当全面收集和明确下一步行动成为常态,团队就不必再花那么多时间担心遗漏细节。同样的精力可以用于处理更大的问题、把握机会和确定方向。 可靠的工作流并不能保证组织追求的是正确目标,但能让当前工作更加高效。 重新协商变得安全 健康的文化允许人们坦承自己不会做什么,并公开修订约定。
注意力转向更重要的工作 减少精力在疏漏上的损耗 当全面收集和明确下一步行动成为常态,团队就不必再花那么多时间担心遗漏细节。同样的精力可以用于处理更大的问题、把握机会和确定方向。 可靠的工作流并不能保证组织追求的是正确目标,但能让当前工作更加高效。 重新协商变得安全 健康的文化允许人们坦承自己不会做什么,并公开修订约定。这样一来,不可能完成的工作量就不太可能成为隐蔽的失败根源。 组织层面的冲突通过信任、责任担当和持续调整得以化解。
戴维·艾伦描述组织沟通时
艾伦走访各个组织期间
当组织开始采用系统化收集时
戴维·艾伦谈到在团队中落实方法时
接近本书对组织问题的总结时