日期提醒文件系统的未来已然到来
尽管去做:无压工作的艺术一种简单的日期文件夹机制,能让实体提醒在适当的时候可靠地重新进入注意力范围。
increasing
Bearing strength in each event
decreasing
日期提醒文件系统的未来到来

暂存一项事务,留待以后处理
不是现在处理,也不等于遗忘
一个人遇到某条信息,它以后可能会很重要,但今天还不值得采取行动。它可能是活动通知、供未来会议使用的文件,或一项需要时间考虑的决定。
若把它留在普通的一堆材料中,就会与当前工作混在一起,可能因此被忽视,也可能让人反复重新考虑。
安排适时重新出现
这项事务需要一种可靠的方法,以便在变得相关时重新进入注意范围。某些提醒可以记在日历上,而实体材料则可能适合放进标有日期的文件夹。
问题不在于推迟本身,而在于推迟时没有可靠的回归时间点。
四十三个文件夹

建立永久归档系统
每日与每月的文件夹
艾伦介绍了一套系统,其中有三十一个按数字编号的每日文件夹和十二个月份文件夹。这种安排让近期日期井然有序,也为更远将来的提醒提供存放位置。
实体文件可以直接放入对应日期的文件夹,届时再取出。
推进循环
每天清空当天的文件夹,再将它移到序列末尾。月份文件夹轮到最前面时,也要清空并重新归档,以供来年使用。
这个机制把静态的日期集合变成持续向前推进的提醒循环。
日期提醒文件系统的未来如期到来

接收预定材料
一项简单的日常行动
用户打开标记为当天的文件夹,并将其中的内容移入收件篮。这项简短的行动会在预定时间让选定的文件重新进入视野。
文件夹中可能装有票据、说明、议程或其他实体提示。
重新进入处理流程
取出后,这些材料会像其他输入一样得到处理。它们可能需要采取行动、作为参考资料,或只是为当天提供信息。
日期提醒文件系统不会判定事项的含义;它确保事项在时机到来时能够重新得到审视。
日期提醒文件系统的未来到来

脆弱之处
错过的文件夹
如果用户忘记打开当天的文件夹,对系统的信心可能会减弱。重要材料可能仍被搁置在视线之外,促使用户在脑中记挂,或改用其他提醒方式。
因此,系统依赖一项简单却必须坚持的日常行为。
为缺席做好安排
旅行和周末期间,需要提前查看相关文件夹。用户必须考虑到那些无法按惯例执行日常流程的日子。
只有把维护工作纳入工作流,日期提醒文件系统才可靠。
日期提醒文件系统的未来到来

安心推迟
实体提示重新出现
预定日期到来时,存放的事项会重新进入当事人的注意范围,无须让最初的承诺持续占据记忆。此时,使用者可以决定采取行动、再次推迟,或将其舍弃。
提醒只是被推迟,并未被放弃。
小机制,大价值
艾伦将这一系统描述为一种省力的方法,用于管理未来的选项和实体文件。它的价值取决于能否将提醒安排在一个注意力能够发挥作用的日期。
有一个可靠的重新提醒时间点,就更容易安心地接受“现在不做”。
当一项事务目前还没有行动要做时
设置日期提醒系统时
日期提醒流程中的每个早晨
用户漏做每日检查时
预定日期到来时