下一步行动清单

下一步行动清单是用于记录具体、可见步骤的工作清单，这些步骤是推动未完成事项继续向前所需的行动。它的重要性不只在于记录任务，更在于明确并保存可查阅的下一项可观察行动——提醒经过分类，能在所需工具、地点或交谈条件具备时及时呈现，而不是挤占心智空间或让日历变得杂乱。

定义与作用

下一步行动是推动当前状况走向完成所需的下一项具体、可见活动。给推荐的汽车修理厂打电话、与安杰拉讨论所需的归档系统，以及研究数据库管理软件，都是例子——每一项都明确指出一件实际可做的事情，而不是一个尚未解决的项目或含糊的意图。这些提醒构成个人工作效率系统的基础工作材料。

行动决策是处理已收集材料的核心。一旦为某项材料明确了下一步行动，就可以着手处理，而不必让它继续作为一个未经区分的未闭合事项悬而未决。立即完成的行动不需要持续提醒；已经完成的行动也会从追踪系统中移除。剩余事项则应归入不同位置——固定在某一天或某个时间的行动放入日历，应尽早完成的行动放入下一步行动清单，等待他人处理或回复的行动放入等待事项清单。

行动如何进入清单

明确下一步行动后，这套方法提供三种选择。如果所需时间不到两分钟，就应在作出决定时立即完成。如果所需时间更长，而且由他人处理更合适，就应委派出去。如果所需时间更长，且处理这件事的人有责任亲自完成，就应暂缓处理，并将行动记录在一份或多份下一步行动清单上。这里的暂缓并不意味着遗忘，而是有意把事项从眼前注意力中移出，转入一个可以检查的系统。

清单记录的是所需时间超过两分钟、不能委派他人、且没有规定时间或日期的行动。例子包括——就预算会议打电话、给两位家长打电话询问住宿夏令营，以及为年度销售会议拟定构想。这些提醒会作为可选事项保留，供人在选择接下来要做什么时评估，而不是被视为必须在某一天全部完成的承诺。

以情境作为整理原则

尽早完成并不意味着所有行动都应混在一条未加区分的队列中。建议的整理原则是行动所需的情境——使行动成为可能的工具、地点或对象。电脑工作放入“在电脑前”清单；与开车有关的外出事项，例如去银行或五金店，放入“外出办事”类别；与名叫艾米丽的伴侣当面交谈，则可以放在艾米丽清单或文件夹中。

情境类别能让可选事项一目了然，同时排除在当前条件下无法完成的行动。有人在交通途中且带着手机时，可以查看“电话”清单，而不必在无关工作中筛找。无论是在家、商店还是电脑前，相应的清单同样能把范围缩小到当下可做的行动。类别设置应同时考虑追踪的行动数量，以及当事人更换情境的频率。

按情境分类还能确保先前确实作出了关于下一项具体行动是什么的决定。若未确定具体做法及其所需条件，一项事项就无法合理地放入“电话”“在电脑前”或“外出办事”等类别。杂项类别可能削弱这种约束，因为它会让事项继续保持含糊。因此，清单不只是存放已经作出的决定；清单的结构也能揭示是否根本尚未作出决定。

规模与实用格式

如果某人只有二十或三十项行动，一份下一步行动清单可能就足够了。对于更常见的五十至一百五十项行动，分设类别——例如电话，或在每周简报会上向项目负责人提出的问题——能让相关提醒更容易查看。否则，每当出现可利用的时间段时，长长的混合清单都会迫使人反复分类，例如利用短暂的会议休息时间打电话，或趁机外出办事。

格式可以灵活选择。清单可以写在彼此分开的纸张上，或记在文件夹中的便条上；也可以整理在活页笔记本或计划簿中，或以数字方式维护，例如使用Palm个人数字助理的任务部分或微软展望。关键要求不是使用某种特定设备，而是选择一种便于随时建立清单、并能轻松定期查看的工具。简便、迅速以及愿意使用这项工具，比系统采用纸本还是电子形式更重要。

记忆、提示与可靠行动

这些清单也充当外部记忆系统。心智的短期记忆空间会留存未完成和未决定的事项，但容量有限；未闭合事项若一直留在那里，内部提醒就可能造成担忧，却不带来进展，从而扰乱注意力。念头一出现就记录下来，就不必为了记住它而反复在脑中重现。头脑风暴时，外部记录形式也能帮助一个想法引出更多想法，因为记录下来的思路可以重新查看和拓展，而不会丢失，也不必反复依靠记忆承载。

提醒只有在恰当的时刻与行动相遇，才会发挥作用。一个具体例子是第二天早上必须带走的物品——把它放在门前或钥匙上，就能让周围环境成为提示，弥补当事人醒来时可能尚未完全清醒的情况。同一原则也适用于行动清单——清单应当在能够执行行动的情境中随手可查。妥善整理的清单可以保留承诺，而不必把日历变成每日愿望清单——日历仍用于记录有固定时间或日期的承诺，下一步行动清单则记录可根据当下情境灵活选择的工作。