GTD 日历规则

GTD日历规则为日历设定了刻意狭窄的用途——记录与特定时间或日期相关的行动，以及在特定日期有用的信息。其他仍需采取行动的事项都在别处整理，主要放在按情境组织的下一步行动清单上。这一区分维护了日历的可信度——一条记录意味着这项承诺属于那一天，而不只是说那时做这件事比较理想。

日历上应记录什么

这项规则规定了日历上的三类记录——有具体时间的行动、有具体日期的行动，以及特定日期的信息。有具体时间的行动是指约定事项，例如参加一场为讨论某个项目而安排的会议。记录这项约定就足够了；日历不必变成与该项目有关的各项工作的通用清单。

有具体日期的行动必须在某个特定日期完成，但不必占用特定时段。打电话给美绪子的例子说明了这一区别——她要到星期四才会有报告，并且星期六就要离开这个国家，因此电话应安排在星期五。当天任何时间都可以，但若把提醒移到另一个日期，就会错过唯一有用的时机。

第三类是在特定日期需要备查的信息，无论它是否要求采取行动。这类信息可以包括约会的路线、涉及家人或员工的活动，或值得关注的事件。提醒自己在某人度假归来后打电话给对方，也属于这一类短期提醒——它的价值取决于何时变得相关，而不是取决于固定的约会时间。

为什么日历不是每日待办清单

这项规则不赞成把传统的每日待办清单当作日历的用途。新的输入和不断变化的战术优先事项会持续改变工作日，因此，预先分配给星期一的任务清单可能很快就不准确。如果未完成的事项必须抄到另一天，日历就会变成反复重新协商的记录，徒增工作，也令人气馁。

尽快完成的行动仍然会被追踪，但应放在下一步行动清单上，而不是预先分配给某一天。这样既能保留一份可供执行的事项清单，也能让当天的实际需求灵活变化。这个系统仍然可以提供行动计划，但必须允许重新协商，而不是假装每项理想任务都能确定地排进日程。

这一区分也保留了真正受日期限制的承诺相对更高的重要性。如果把星期五打给美绪子的电话与每日清单上几项不太紧急的电话并列，那么在忙碌的一天里，这通不可替代的电话可能会被忽略。日历记录则表明，这项行动必须在当天完成，否则就无法完成。按照这项规则，只有约会发生变化时才有理由改写记录；日历是否有用，取决于是否把其中的承诺当作确定事项。

按情境组织行动与下一项具体行动

大多数行动不必在特定日期进行。应根据完成行动所需的情境来组织它们——电脑、某个地点、某种工具，或能否联系到他人。需要用电脑完成的行动放在“在电脑旁”清单上；开车途中要去银行或五金店的事项归入“外出办事”；需要与伴侣艾米丽当面交谈的事项可以放在“艾米丽”清单上。具体采用哪些类别，取决于需要追踪的行动数量，以及可用情境变化的频率。

情境也有助于让行动本身变得具体。任何时候，首先要问的是——此人身处何处，手边有哪些工具和人员，能做什么？如果缺少必要的地点、工具或人员，导致行动无法进行，那么此刻就不必反复考虑它。例如，堵在车流中的人可以查看“电话”清单，挑选能够用手机完成的行动，而不必在无关任务中翻找。

这种安排要求先明确下一项具体的身体行动，再把事项归入适当的情境。行动必须是能够看见、并推动未完成事项走向完成的一项活动，而不能只是含糊的项目名称。杂项清单可能会削弱这项判断，因为它允许人们在没有说明实际需要做什么的情况下就把事项归档。因此，在处理收件箱时，按行动所需的情境进行整理，有助于把项目转化为可执行的步骤。

外部提示与可靠回忆

这项规则属于更广泛的一项做法——把提醒留在头脑之外，并确保它们能在适当时机促使人采取行动。一个实用的例子是，某项工作必须第二天早上带走——把它放在门前或钥匙上，就很难出门时不注意到它。本书称之为“把重要物品放在门前”。这个家居物品是在记忆可能不可靠的时刻预先设置的提示；同一原则也适用于头脑自己的“门”，应把信息放在适当位置，使其能在正确的时机浮现。

日历可以成为这类及时提示的来源。查看未来十四天的记录，可能会让人想起与某个日期相关的另一项行动。把这个念头记录在能促使行动的地方，可以释放注意力，并帮助人在信息有用时及时回应，而不是依赖自发回忆。

这一过程从澄清结果、明确下一项具体的身体行动开始。一项练习请读者找出占据注意力的项目或情况，用一句话描述成功会是什么样子，并写下眼下可见的一步行动。例子从去夏威夷度假、解决与苏珊有关的大学事务，到实施投资策略；可能的下一步包括打电话、写电子邮件、用笔和纸集思广益，或进行一次面对面交谈。这种简短的转换——把忧虑转化为结果和行动——与掌控感、放松、专注和动力的小幅提升相关。只有在日期确实构成约束时，GTD日历规则才会为这类行动提醒安排位置；否则，就由按情境组织的清单收录，直到行动能够完成。

回顾与系统的承诺

只有作为定期回顾的系统的一部分，狭义的日历才值得信赖。定期收集整理并检查整体承诺要求检查未完成的项目和项目计划、下一步行动、议程、等待事项清单，以及将来／也许清单，同时收集并整理近期遗留的零散事项。这样做是为了让人根据最新的提醒作出当下的选择，而不必让头脑重新承担记忆工作。

由此形成的分工十分明确——日历标出当天的硬性约束，按情境组织的清单则收录情况允许时即可采取的行动。这项规则并不试图预测一整天的工作量，而是保护少数真正受日期限制的承诺，并让其余行动随时待命，等到适合执行的情境出现时再采取行动。