百分之百收集未处理事项

“百分之百收集未处理事项”要求把所有尚未完成、尚未决定以及新出现的事项记录在可信的系统中，使头脑不再充当它们的储存场所。其重要性不只在于记住更多事情，还在于把心智努力从维持义务的记忆转向判断这些义务意味着什么，以及接下来应该做什么。

定义与理由

这一标准首先承认一个限度——短期记忆能够容纳的未完成、未经整理的材料有限，超出限度后，注意力就会分散，表现也会受影响。意识被比作电脑屏幕——它是用于集中注意力的工具，并非可靠的储存库。未解决的事项留在其中时，会持续要求关注；一个偶然浮现的提醒可能变成忧虑，却不带来任何进展。

因此，收集不只是记下几项重要任务，而是要在与自己的小约定出现时也一并记录，再把它们放到适当时可以检查的地方。作者区分了对一件事进行思考——为它增添价值——与因为它尚未得到可靠记录而再次想起它。目标不是让头脑空无一物，而是能够专注于一件事，不再反复受到其他事项提醒的打断。

外部记录与实用辅助工具

本书将外部记录视为支持记忆与思考的一种方式。思维导图等头脑风暴方法让人可以先记录想法，之后再判断它们是否适用以及接下来要采取什么行动。在思维导图中，一个中心想法汇集与之相关的念头；例如，计划搬迁办公室可能会引出关于电脑、名片、关系变动、家具、电话、清理物品和打包的想法。可以用白板上的便利贴制作，也可以用文字处理软件或大纲程序制作。

外部记录也能激发想法——记录下来的念头可以留待检查和反思，这可能促成进一步的联想。作者将这一原则与将思考分布到外部记录联系起来，并回忆高中英语老师埃德蒙森先生曾建议学生把笔记和引文分别写在三乘五英寸的卡片上，摊在地板上，再通过排列看出结构并找出缺失之处。这个例子说明，一组分开记录、可以逐项检查的材料不仅能保存思考，也能帮助整理思考。

只要能促使人可靠地使用，系统的实体与数字工具便有其价值。作者建议选择自己喜欢使用的整理工具，同时强调媒介本身次要——纸质清单、笔记本、计划本和数字整理工具都能管理提醒，前提是它们便于创建和检查清单。归档也应同样顺手。如果必须使用悬挂式文件夹，把标签贴在文件夹而非挂架上，就能让文件夹便于移动；每个挂架只放一个文件夹，并在抽屉前端附近备好空白挂架和文件夹，可以加快归档和建立新档案的速度。这些安排能减少未记录材料只是在一叠东西里不断堆积的可能性。

从收集到行动

只有当收集的事项能够以实用的形式检索出来时，收集才有助于行动。本书将固定承诺与可以尽快完成的行动分开——日历应显示当天的硬性时间安排，不应变成一张猜测性的任务清单，因为清单中的任务可能需要调整。其他行动可以按情境分类，例如“在电脑旁”“外出办事”，或列在需要咨询某人的清单上。适当的分类取决于需要追踪多少项行动，以及可用情境变化得有多频繁。

按情境分类的清单能让人只看见在当前地点、使用现有工具或与当前在场的人一起可以完成的事项。如果交通状况让人只能打电话，那么“电话”清单就比一张混列外出办事和电脑工作的清单更有用。同样的整理方式也会迫使人明确下一项具体可见的身体行动——如果不考虑一项事情需要采取什么行动，就无法把它归入某种情境。杂项清单可能会削弱这种纪律，因为它让下一步行动的决定继续含糊不清。

实体线索可以跨越意图与行动之间的间隔，传递提醒。作者举例说，如果有一件工作物品必须第二天早上带回去，把它放在门边或钥匙上，就能让前一晚更有意图的自己发出的提醒，弥补早晨几乎尚未清醒的自己的不足。作者把这称为“把重要物品放在门前”，并将门的比喻延伸到头脑——关键在于把线索放在适当位置，让它在正确的时间促使行动。检查日历上接下来十四天的安排，同样可能让相关念头浮现；把这个念头记录在能促使行动的地方，可以让头脑更清晰，也能改善后续执行。

集体承诺与意义

这一标准不只适用于个人整理。如果团队、家庭、部门或公司能够确信承诺不会从视线中消失，注意力就可以从担心有人把事情搞砸转移开来。这种可靠性并不意味着每个人都必须完成所有事情。相反，本书主张建立一种文化——人们可以有多于自身完成能力的待办事项，并持续重新协商哪些事情暂时不做。没有可靠的收集系统，被遗忘的承诺就无法重新协商。

作者把集体采用“百分之百收集未处理事项”标准的团队比作一艘紧凑高效的船——这个比喻描述的是团队有效执行当前航向，并不能证明它选对了方向，甚至不能证明它选对了船。因此，收集能让工作更易管理，却不会决定工作的最终目的。作者更广泛的愿景是，让会议与互动能够确定是否需要采取行动；如果需要，就明确行动是什么或由谁负责。定期检查并更新全部未闭合事项的清单，被视为保持航向的关键；承诺得到记录并澄清后，注意力便可以从记住它们转向更大的议题与机会。