戴维·艾伦公司

戴维·艾伦公司是由戴维·艾伦主持的组织；他的咨询与辅导实践构成了《搞定工作流方法》背后的专业背景，也积累了书中所用的实例。公司的工作将个人效率方法与更广泛的组织问题联系起来——知识工作会产生不断变化的项目、大量沟通，以及任何一个人都无法全部完成的众多承诺，因此，可靠地收集事项并重新协商承诺至关重要。

组织与专业工作

戴维·艾伦担任公司的总裁，拥有二十多年管理顾问和高管教练的经验。他的工作包括为纽约人寿、世界银行、福特基金会、豆角服饰公司和美国海军等组织发表主题演讲并主持会议，也包括为全国各地的个人和组织举办研讨会。

本书将艾伦的实践描述为私人效率辅导和研讨会，由他独自或与少数伙伴合作开展。他和同事辅导过一千多名个人，为数十万名专业人士提供培训，并举办过数百场公开研讨会。艾伦指出，这些经验是本书实际案例的来源，表明公司的工作不仅是这一系统的背景，也是在其中检验和传授相关流程的实践场所。

本书提到的公司专业背景还包括其公众影响力——艾伦的工作曾见诸多家重要出版物，《搞定工作流方法》也已在十二个国家出版。这些情况将该组织呈现为这一方法的机构基础；该方法通过咨询、培训和出版得到传播。

该方法所应对的工作

本书将公司的做法置于不断变化的知识工作经济之中。过去的一些工作，例如犁地、装箱或挤牛奶，其任务和完成情况都清晰可见。许多当代项目却没有类似的界限——会议、培训计划、薪酬结构、文章或重组几乎总能继续改进，而可能相关的信息近乎无限，并且很容易从网络获取。

界限的缺失也使工作超出个人所在的办公室部门。组织成果越来越依赖跨部门的沟通、合作与参与，员工因而不仅要处理自身职责，还要面对抄送邮件和临时委员会。同时，组织目标、产品、合作伙伴、客户、市场、技术和所有权都可能变化，从而重塑组织架构、职位和责任。专业人士也可能转换职业，并持续追求发展，而不是一直从事一份稳定不变的工作。

艾伦的判断是，人们接收大量外部信息和沟通，同时在内部产生同样庞大的想法与约定，却没有得到充分的工具来管理这些承诺。本书认为，缺少的是一套连贯的行为和工具系统，能够适应知识工作的实际规模——它必须把宏观成果与尚未处理的小事联系起来，兼顾多个优先级层次，管理每天数百项输入，并且节省的时间和精力要多于维护系统所需的时间和精力。

从个人收集到共同可靠性

这一方法从认知能力有限这一事实出发。本书将短期记忆比作计算机的随机存取存储器——它暂存尚未完成、尚未决定和未经整理的事项，但容量有限。有意识的注意力是一种聚焦工具，而不是可靠的储存场所；未解决事项留在记忆中时，会争夺注意力并打断专注。把未处理事项记录在可信之处，并计划日后检查，就能将它转移到客观系统中，而不是任由它反复化为忧虑。

外部收集也有助于思考，而不只是记忆。本书讨论了思维导图等头脑风暴做法——以一个中心想法汇集相关思绪；书中还强调，想法出现时就把它记录下来，这样便不必从头重新构思。本书对分布式认知的论述说明，可供回顾的外部形式能够把思绪反馈给使用者，并促使其产生更多想法。艾伦将这一实用经验追溯到一位高中英语教师；教师曾告诉他，把笔记和引文分别写在三乘五英寸的卡片上，将卡片摊开，借此看出结构并找出遗漏之处。

同一原则也适用于组织沟通。艾伦认为，通过语音邮件、电子邮件、交谈或书面便条发出的请求或相关信息，必须进入接收者的系统，经过处理和整理，并能在回顾时作为可能采取的行动。如果某人只能可靠地管理一种沟通媒介，发送者就不得不只使用这种媒介；由此产生的瓶颈可能妨碍整体工作。组织系统的可靠程度取决于其中最薄弱的一环；本书指出，关键人员对沟通的反应变得迟钝，可能成为系统失效之处。

工具、承诺与组织文化

公司的做法并不要求使用某一种指定技术。本书建议选择人们确实会使用的整理工具——清单可以写在纸上、笔记本或计划簿中，也可以保存在电子任务系统里。重要的是能够快速建立清单，并方便、定期地查看；所用媒介应适合使用者的信息需求、行动方式和工作习惯。艾伦还指出，使用过程中的乐趣有助于坚持；他回忆说，自己有时会在餐馆等上晚餐时，用掌上电脑规划并更新自己的系统。

实际的归档细节也体现了减少阻力的理念。如果员工必须使用悬挂式文件柜，艾伦建议在文件夹上贴标签，而不是在悬挂架上贴标签，这样便能带着文件夹去开会或出差。每个悬挂架配一个独立文件夹，可以让抽屉看起来井然有序；在第一个抽屉前端备好空白悬挂架和新文件夹，则便于迅速建立档案。其根本考虑在于实际操作——如果在真实工作压力下归档太费时，人们就会改为把文件堆起来。

本书提醒，无法单靠规定强制个人建立系统，但组织可以要求员工对工作成果负责，并追踪和管理收到的工作。组织也可以让人们接受这样一种现实——待办工作可能多于可完成的工作；同时，还应让员工能够放心地重新协商哪些事情不做。持续协商有赖于可靠的收集——人们无法重新协商已经忘记的承诺，也无法重新协商已经无从追踪的对他人的约定。如果一个群体采用完整收集标准，这未必能保证群体追求的是正确目标，甚至不能保证它乘上了正确的船，但可以帮助群体在既定方向上减少精力浪费。