清理高管积压的800多封邮件

清理高管积压的800多封邮件，是一个案例，展示细小的处理决策如何改变不堪重负的工作系统。一位副总裁一直把邮件留待以后处理，他与戴维·艾伦一起清理积压在收件箱中的邮件——有些被删除，有些归入参考资料，还有许多因为处理时间不到两分钟而立即回复。一年后，他的邮件已能及时处理，收件箱不再超过一屏，他所在部门也感受到了他回复速度加快带来的影响。

积压及其成因

这位副总裁在一家大型软件公司工作，每天大约收到三百封邮件。他专注于三项关键计划，而许多来信来自向他汇报、需要他审阅、评论或批准才能继续工作的人。由于这些邮件与他当时关注的计划无关，他便把它们留在收件箱里，打算以后处理。待办工作越积越多，邮件达到几千封，他有时整个周末都花在追赶进度上。他有年幼的孩子，也不愿再这样度过周末，于是寻求指导。

积压并非单纯由邮件数量造成，而是反映了收到的内容与已作出的决定之间存在落差——邮件留在收件箱里，却没有明确决定是采取行动、归档还是删除。这个例子具体呈现了知识工作中一个更普遍的问题——项目往往没有明显的终点，大量可能相关的信息争夺注意力。在此案例中，邮件队列也影响了其他人——员工需要副总裁作出决定，工作才能继续推进。

处理收件箱

在指导过程中，副总裁和艾伦一起处理了当时收件箱里的八百多封邮件。他们进行分类，而不是把每封邮件都当成一项以后再完成的任务——有些可以删除，有些应归入参考资料，还有许多只需简短回复。根据“行动不到两分钟就发现时完成”原则，他们当即处理了这些回复。该原则建议，初次看到一项行动时，如果两分钟内可以完成，就立即去做。这是一条效率界限——对于简短回复，先存下并追踪邮件，留待以后再处理，可能比当场完成花费更多时间。

重点并不是每封邮件都值得采取行动，也不是每项行动都很重要。如果一项内容不值得处理，就可以删除；如果它很重要，迟早要做，而且所需时间很短，那么当即完成更合适。这样的区分把一堆未加区分的邮件转化为不同结果——删除、保留为参考资料或回复——并防止简单回复继续作为尚未解决的工作留在收件箱中。

成效与意义

这位副总裁后来表示，遵循这条原则让他每天多出一小时可自主支配的优质时间。指导结束一年后，艾伦回访时发现，这位高管仍能及时处理邮件，不再让邮件积压到超过一屏。他还说，这一改变改变了所在部门的运作状况——他明显加快的回复速度帮助员工推进工作，他们觉得他仿佛浑身涂满特氟龙，什么都沾不上。

这个案例将个人处理习惯与组织响应能力联系起来。艾伦提出的五阶段工作流方法由收集、处理、组织、回顾和执行构成，任何一个阶段薄弱，都可能削弱可供选择的行动方案。这位高管清理收件箱的做法集中体现了处理阶段，但其成效有赖于对已收集的邮件作出决定，并在此后维持一个易于管理的系统。因此，这个故事并未把“行动不到两分钟就发现时完成”视为孤立的效率技巧，而是将它视为一种微小且可重复的行为；其影响不仅能惠及个人，也能惠及等待他作出决定的人。