按情境分类下一步行动清单

按情境组织的下一步行动清单，会根据执行行动时所处的条件整理提醒，而不是把所有待办事项都收进一张毫无区分的清单。其重要之处在于，能让人在行动成为可能时找到它，并促使人判断接下来必须实际做什么。电脑、汽车、商店、电话或某个特定的人，都可以界定提醒何时有用的情境。

定义与组织原则

这种方法适用于条件一旦允许便可以完成的行动，而不适用于必须在固定日期或时间进行、因而应记入日历的承诺。提醒按照完成行动所需的工具、地点或人员进行整理——需要用电脑完成的工作归入“在电脑旁”清单；与开车有关的停靠事项，例如去银行或五金店，归入“外出办事”；必须与艾米莉当面交谈的事项，则可放进“艾米莉”清单或文件夹。情境并非附加在一般任务上的无关标签。它说明了行动可以在哪里、借助什么或与谁一起完成。

清单细分到什么程度，取决于需要追踪多少项下一步行动，以及当事人切换情境的频率。若某人只有二十五项下一步行动，即使内容从“买钉子”到和老板讨论员工调整、再到为外出会议构思想法不等，也可能只用一张“下一步行动”清单来管理。待办行动达到五十项或一百项时，单张清单就更难浏览，也会迫使人反复整理。此时，把相同的提醒分成可执行的类别——包括电话和外出办事——并与可以开展工作的情境相匹配，会更有用。

清单如何引导选择

情境是人在某个时刻选择做什么时所依据的四项标准中的第一项。首先要问的是——身处此地，使用目前可用的工具，哪些事情做得到？如果需要的人不在场，或必需的工具或地点无法使用，就还不能选择那项行动；这是情境限制，并不意味着要反复重新考虑全部工作。例如，司机堵在路上时，或许能打电话，却无法完成需要用电脑或去商店的任务。“电话”清单能让当事人看见可行的选项，而不必反复浏览无关工作。

清单可以随着当事人的即时情境扩展或收缩。在商店时，外出办事事项便相关；与同事或员工开会时，可以调出相关议程；在电脑旁时，则可以一并考虑数字化行动。这种安排减少了每当有一小段空闲时，都要重新思考该做什么所耗费的心力。它也有助于持续以同一种模式工作——已经在打电话的人可以继续处理电话清单上的事项；正在使用电脑的人可以完成线上工作，而不必反复切换工具和活动类型。本书指出，这类切换所耗费的精力超过人们通常的认识。

下一项具体的身体行动

按情境分类不只是为了加快检索。要选择一张清单，整理者就必须确定事项实际需要什么身体行动——例如，需要用电脑、打电话，还是去一趟商店。因此，类别可以检验某个意图是否已转化为可执行的事情。含糊的“杂项”清单会削弱这种检验；由于它没有指出可用的情境，也可能让下一步行动的决定继续悬而未决。

这种方法把实际的分类步骤与澄清项目的整体方法联系起来。处理收件篮时，作者建议尽早建立清单类别，因为这样做能让项目立足于推动其进展所需的实际行动。面对棘手或引人关注的情况，作者请读者用一句话写下期望结果，接着确定下一项具体的身体行动——要去哪里，以及要采取什么看得见的步骤。打电话、发送电子邮件、书面集思广益或当面交谈，都是这类步骤的例子。按情境组织清单，便能把这项决定放进提醒系统中的一个位置，而不是让下一步行动只停留在脑海里。

外部提醒与可靠线索

这些清单属于一种更广泛的方法——把未完成的承诺从短期记忆中移出，放进一个可以检查的客观系统。本书把心智的短期存储能力比作电脑的随机存取记忆体——尚未解决、缺乏整理的事情会持续占据有限的容量，并打断注意力。把事项写在一个可靠且会定期检查的地方，可以将它从反复出现的担忧转化为外部提醒。清单之所以有用，不只是因为它储存了文字，还因为它的类别能让人按照行动成为可能时所处的条件找到事项。

同一原则也可以落实为实体安排。某人若必须在第二天早晨把工作带回家，可以把工作放在门前或钥匙上。这样，物品本身就成了未来情境的线索——晚上准备提醒的人，预想到早晨出门的人可能还没完全清醒。作者把这种做法称为“把重要物品放在门前”，并将这个家居小技巧延伸到心智之门。情境清单以更系统的方式发挥类似作用——它把提醒放在能够与相关工具、地点或人员相遇之处，而不是依赖记忆在恰当时刻把它唤起。

形式与实际用途

这种方法不依赖某一种特定设备。清单可以写在单独的纸张或文件夹中的便笺上，也可以记在活页笔记本或计划簿里，或作为个人管理工具、微软展望或其他程序中的数字类别。个人管理工具也可以存放便于携带的参考资料；日历本身则是一张按时间排列、与日期和时刻关联的提醒清单。形式各不相同，但基本要求不变——使用者必须能够迅速建立清单，并且轻松、定期地检查清单。

最好的工具，就是使用者确实会恰当地使用的工具。选择时可以考虑有多少信息以数字形式传入、人在离开办公桌时约会是否会迅速变动，以及携带文件夹不切实际时是否仍须能够查看提醒。使用者是否乐于使用也很重要——作者回忆说，他曾在餐馆等晚餐时用掌上个人管理器规划和更新事项，部分原因是他想找个借口使用它。无论采用何种媒介，实际运用的关键标准都是简单、快捷、便于检查。按情境组织的清单能让提醒在做出选择时发挥作用；如果使用者不愿随时更新或查阅某种工具，它就无法可靠地完成这项工作。