GTD 收集原则

收集成功的条件界定了何时才能真正信赖工作收集——每一项未闭合事项都必须记录在头脑之外，收集点应尽可能少，并且必须定期归空。这些条件共同使收集从被动积累转变为持续维护的工作流的入口阶段。其目的不是让头脑减少活动，而是使它不必承担记忆和提醒的任务，从而把注意力用于决策和行动。

三项条件

这项规则首先要求完整。收集系统必须为一个人认为应当有所不同的所有个人和职业未完成事项留有记录位置，无论它们是大是小、紧急还是次要。这包括已经作出的承诺、待处理的工作、尚待作出的决定，以及看似已经完成、却尚未确认完成的事项。一张法律便笺上的零散策略构想、书桌抽屉里坏掉的小器具，或咖啡桌上过时的杂志，只要仍牵动注意力、要求处理，都可能符合这一范围。

完整也意味着把未闭合事项从头脑中移出。如果有些提醒仍留在记忆里，另一些则放在收件篮中，那么两个地方都不能代表一个完整的系统。结果就像一张有漏洞的弹球台——事项不断漏掉，几乎没有理由信任或使用这套装置。记录所有未完成事项，才能为依靠外部系统奠定基础，而不必继续在头脑中保存事项清单。

第二项条件是使用尽可能少、又便于管理的收集容器。仅有一个收件篮并不能保证流程有效；收集工具本身也可能变得杂乱或不可靠。因此，这项规则把简洁与完整视为相辅相成——系统应当只有少数入口，但这些入口合起来必须容纳所有未闭合事项。

第三项条件是定期归空。一个从不处理的容器并不是有意义的收集系统，只是在存放模糊不清的材料。归空并不要求处理完语音留言、电子邮件或纸质收件篮里的每一项内容，而是指把每一项从容器中取出，判断它是什么、接下来应当做什么，然后把任何尚未完成的结果归置到合适的位置。处理之后，事项不应放回收集点。

从收集到行动

收集是五阶段工作流中的一个阶段——收集所有牵动注意力的事项，弄清其含义以及如何处理，组织处理结果，回顾可选事项，然后选择要做什么。这些阶段彼此有别，却相互依存。收集阶段薄弱会留下遗漏；未能处理会使已收集的材料悬而未决；未能组织会使决策失去价值；回顾不足则会让原本有用的系统变得陈旧。任何一个薄弱环节都可能扭曲行动时可供选择的事项。

处理之所以让收集变得可用，是因为它要求明确下一步行动——推动当前状况走向完成所需的下一项具体、可见的活动。一项简短练习展示了这一过程。一个人写下正在占据注意力的项目或状况，用一句话描述成功结果应当是什么样子，并确定下一项具体行动。例子包括安排度假、解决客户问题、厘清管理架构或实施投资策略。明确期望的终点和眼前的行动，能让宽泛的问题变得更容易处理。

定期回顾与可信赖的系统

要使收集点归空，必须在其后设有组织系统。当人们知道某项内容需要关注、却暂时无法行动时，把它留在收件篮里似乎是最稳妥的选择。但一旦文件堆变得难以管理，或电子邮件数量多到无法一次查看，这种表面上的稳妥就会失效。收集容器随之不再能提供可用的提醒，人们又不得不重新寻找重要事项。

定期收集整理并检查整体承诺能维持整个系统，确保各项潜在行动得到足够频繁的重新审视，使头脑不再承担记忆和提醒的工作。这项回顾涵盖未闭合事项和正在进行的项目计划，也包括行动清单、议程清单、等待事项清单以及将来／也许清单；它还提供时间来收集、重新评估并重新处理零散事项。日常工作和新出现的机会可能比系统逐日更新的速度更快，因此这项回顾另行提供重新整理和重新考虑优先事项的时机。

因此，收集规则依赖持续反馈，而不是一次性的整理行为。如果清单不再反映当前情况，头脑就不会信任它，并会重新承担较低层次的记忆、处理和提醒工作。定期更新个人的认识和系统，才能让记录与现实保持一致。当收集完整、收集容器数量较少，而且其中的内容得到处理和回顾时，头脑就能依靠系统，而不会把存放的材料与已决定要做的工作混为一谈。