二十一世纪

二十一世纪是本书描绘需求不断扩大、能力有限，两者之间差距日益加剧的时代背景。它标志的不只是一个日期，更是一种处境——人们的生活质量可以提高，却仍感到压力越来越大，因为工作的变化速度超过了管理工作所需的习惯与能力。面对这种压力，本书指出，为了持续发挥效能并保持平衡，清晰专注与审慎行动将变得越来越必要。

需求与有限资源

本书描述了新千年的一个悖论——人们的生活质量有所提高，却因承担了超出自身资源所能应付的事情而增加压力。书中以眼大于胃的说法，具体呈现了这种失衡。随之而来的是沮丧与困惑，因为问题不只是日程排得太满，还在于承诺与兑现承诺的能力之间存在差距。

没有明确边界的工作

这一时期与工作性质的迅速转变相关。在工业化世界，二十世纪下半叶见证了从制造和搬运物品的流水线活动，向知识工作转变。本书认为，人们接受的培训以及处理工作的能力，并未随着工作本身同样迅速地改变。这种滞后有助于解释为何需求难以控制——沿袭下来的劳动组织方式，已不足以适应边界与要求都发生变化的工作。

专注与理想状态

本书指出，每个人都能进入一种清晰而建设性的心智状态，而且面对二十一世纪生活的复杂性，人们将越来越需要这种状态。本书还认为，寻求保持平衡并持续产出积极成果的高绩效专业人士，今后必须具备这种状态。赛艇中船身滑行的意象赋予这一观念以具体形态——力量与放松的能力相连，向前推进来自顺应船身，而不是以慌乱的努力遏制它。这个意象区分了有效投入与一味奋力；过度用力可能会妨碍自己想要加快的进程。

在新千年管理行动

本书提出的应对办法，并非只是管理时间、信息或优先事项。本书主张养成不把任何事情留在心上的习惯，并通过收集所有需要思考的事项，再对其作出决定来支持这种做法。本书将此视为一种可以学会的实践——人们能够在知识工作中变得更敏捷、更善于响应、更积极主动，也更专注，并以更轻松、更可控的方式管理成果。通过减少工作与个人生活中的未竟事项，并为人们收集和创造的“待澄清事项”建立标准流程，这套方法旨在帮助人们在新千年的种种要求之下，以更少的努力完成更多事情。