GTD个人工作管理方法

搞定工作流方法是一种管理知识工作的方法——将顾虑转化为清晰的结果和明确可见的下一步行动，再把由此产生的承诺保存在一个及时更新、定期检查的系统中。其关键前提是，掌控并非取决于试图记住一切，而在于把工作明确化——收集所有吸引注意力的事项，判断其含义，组织各项决定，检查这些决定，并选择要做的事。

工作流的五个阶段

该方法将工作流分为五个彼此独立又相互依存的阶段——收集需要关注的事项，处理这些事项的含义及其所需行动，组织处理结果，将其作为可选事项加以检查，并执行选定的工作。这五个阶段共同管理生活的水平面，也就是任何时候可能占据一个人注意力的全部事项。尽管这个顺序听起来像是普通工作，该方法指出，人们常常对各个阶段的处理并不均衡，而整个链条的可靠程度取决于其中最薄弱的一环。

任何一个环节出现漏洞，都会影响后续环节。有些人没有收集所有事项；另一些人虽然收集了事项，却从未决定该如何处理。若未将当下作出的决定妥善组织，这些决定就可能失去价值；即使系统构建得很好，若不持续检查，也会变得不可靠。一旦某个环节变弱，当下选择的行动就可能不是最佳行动。因此，各阶段需要整合起来，并由一贯的标准予以支持，尽管也可以分别练习——一个人可以只收集而不作决定，可以处理会议记录，可以组织旅行归来后带回的资料，可以检查事项清单，也可以直接执行已经明确的行动。

从顾虑到下一步行动

一项实用练习从最占据注意力的项目或情境开始——例如，一趟需要在最后关头作出决定的旅行、一笔六百万美元的遗产、一个棘手的问题，或一件迫切需要解决的事情。第一步是用一个书面句子描述预期的成功结果——项目要达到什么状况才算完成。例子包括去度假、解决大学相关情况、明确管理架构，或落实投资策略。

下一步是找出能够推动事情向前发展的、下一项具体可见的身体行动。问题不只是某人希望完成什么，而是接下来可以做什么——打电话、写电子邮件、在纸上集思广益、与另一个人面对面交谈，或到五金店买钉子。该方法把下一步行动定义为推动当前现实走向完成所需的下一项身体活动。在一项简短练习中，写下结果和眼前的行动，被视为一种提高掌控感、放松感、专注力和动力的方法，相较于继续只在脑中思考这件事更为有效。

这种对明确界定的重视并不限于单项练习。该方法将创造清晰结果视为知识工作的一项核心技能，因为人们必须反复界定并重新界定自己想要完成的事情，再有效地调配资源以完成目标。即使实现路径尚不明确，也不必等到路径明朗后才确定期望结果——先设想结果，便能帮助大脑产生并识别可能的解决方案。因此，明确结果和界定行动共同构成一座桥梁，把尚无明确方向的顾虑连接到能够真正开始的工作。

组织与信任

一旦确定了行动，就必须把提醒保存在有组织的系统中，并定期检查。这个系统旨在把思考的结果存放在大脑之外，让一个人能够将注意力用于更高层次的工作，而不必通过记忆和不断提醒自己，让未完成的事情持续占据心智。完整、无缝的组织系统可以支持直觉式专注，但前提是实体组织系统必须比它所要取代的心理组织更可靠。

这种可靠性取决于信息是否及时更新。若待办电话清单漏掉了仍需拨打的电话，就无法令人信任；大脑于是又会开始记忆、处理和提醒。系统不能一成不变，因为恰当的行动选择取决于对承诺的最新了解。必须定期更新系统和个人视角，而一份过期的清单会暴露记录与当前现实之间的差距，而非将其掩盖。

回顾与重获掌控

回顾阶段维持系统的正常运作。其目的不是让大脑变得被动，而是让大脑从记挂事项中解脱出来，以从事更有成效的活动，同时确保各项承诺和活动都得到考虑。该方法要求经常检查所有可能需要行动的事项，以免大脑重新承担记忆和提醒的工作。定期收集整理并检查整体承诺涵盖未闭合事项和项目、正在进行的项目计划、下一步行动、议程、等待事项以及将来可能考虑的事项；同时，也为近期遗漏的零散事项提供一次收集、处理和组织的机会。

定期收集整理并检查整体承诺尤其重要，因为新机会和新承诺涌入的速度可能超过日常工作通常能够消化的速度。会议、下班后的活动和项目不断带来新的输入，而人们承担的事情也可能超过自己的处理能力。专门留出时间来收集、重新评估和重新处理这些活动，可以让人重新整顿；若只是埋头应付日常工作，就很难做到这一点。这样也能让注意力重新回到重要项目上，并使人更容易及时拒绝新的要求，从而保持从容和掌控。

回顾的定义取决于其结果，而非僵化的仪式——凡是能够再次清空头脑所需的活动，都属于回顾；做法是收集、处理、组织和检查尚未处理的事项，直到一个人清楚知道哪些事没有在做、但本来可以做。这种更新后的全局概览，引出该方法最后一个实用问题——在特定时刻该做什么。目标并非为了行动而行动，而是为在可选行动中作出选择提供可信依据，同时让大脑不再承担维持整份待办事项清单于心头的未竟工作。