搞定工作流方法

《搞定工作流方法》是戴维·艾伦提出的一套实用系统，旨在把未完成承诺带来的压力转化为可信、可回顾的工作流程。其关键做法是把记忆和决策从头脑中移出——收集所有引起注意的事项，澄清预期结果和下一项具体可见的身体行动，组织提醒，定期回顾，并根据准备好的系统选择要做的事。该方法认为，生产力不只是做得更多，还要把承诺具体化，使其能够付诸行动或重新协商。

目的与运作原则

艾伦将此方法用于个人生活和职业生活，既可作为持续的工作方式，也可作为工作令人不堪重负时重新掌控局面的指南。其两项指导目标是——把所有需要关注的事项——无论是眼下要处理还是推迟处理，无论大小——都收集到头脑之外的可信系统中；并及早决定新收到材料的处理方式，以便采取下一步行动或重新协商。该系统旨在让人更直觉地作出当下选择，因为底层决策已经作出并记录下来。

这一设计针对一种特定的超负荷状态——未完成、尚未决定和缺乏组织的事项占据了有限的短期记忆。艾伦把这种心理容量比作计算机的随机存取存储器，同时指出，有意识的注意力是聚焦工具，而不是存储场所。未解决事项挤满这片有限空间时，会反复打断专注；如果只是想着它们，却不记录也不推进，就会产生担忧而非进展。可信的外部记录能把任务从在脑中记住每一项未闭合事项，转变为查阅一个可以定期检查的系统。

五阶段工作流程

该方法的核心流程包括五个阶段——收集引起注意的事项；处理这些事项，弄清其含义以及应采取的行动；组织由此产生的提醒；把这些提醒作为可选事项加以回顾；并完成选定的工作。这些阶段共同管理生活的水平面——当前引起注意的所有事项——而不只是某个项目或某一责任领域。这个次序把接收和理解与行动连在一起——仅仅收集并不足够，每项事项还必须得到澄清、放到便于找到的位置，并再次检查。

澄清会把一项担忧转化为结果和行动。艾伦的练习首先要求一个人写下自己最挂心的项目或状况——例如即将到来的假期需要作出最后决定、意外继承六百万美元、客户问题或管理问题。随后，此人用一句话写下成功完成后会是什么样子。最后一步是找出能够推动事情向前的下一项具体可见活动，例如打电话、写电子邮件、用笔和纸集思广益，或与相关人员面对面交谈。这项练习旨在用明确的结果和可以立即辨认的一步行动，取代模糊的担忧。

下一步行动不只是笼统的意图，也不是对期望结果的标签。它是推动当前现实走向完成所需的下一项具体可见活动。这一定义为项目与执行之间搭起操作层面的桥梁——它不再只给人留下“解决问题”这种含糊指令，而是明确指出接下来实际可以做什么。艾伦指出，完成这项简短练习的参与者通常至少会略微感到掌控感、放松、专注和动力有所提升，并把这种转变视为持续实践可能带来的效果一瞥。

结果、构想与外部思考

明确结果是一项持续要求，而非一次性的规划手续。艾伦认为，人们必须在不同层面界定并重新界定自己试图完成的事情，并重新分配资源，以有效完成目标。期望结果为规划指明目的地；下一步行动则提供可执行的第一步。依照这一观点，等待一套完整方法就绪后再构想结果，颠倒了思考生成并识别前进路线的方式。

该方法还鼓励人们先记录构想，再决定它们如何派上用场。以图像为导向的集思广益做法——包括心智图、聚类、模式绘制、网状图和鱼骨图——都基于一个基本前提——先自由表达构想，再判断其相关性和用途。在心智图中，中心构想置于中央，相关想法向外延伸。艾伦举例说明，搬办公室会引出一系列相互关联的考虑事项，例如计算机、名片、关系变化、家具、电话、清理和打包。记录既能保存构想，也能促发新构想——记录下来的想法无需从头再次回忆，可见的构想集合也能引发进一步联想。

艾伦把这种外置且可回顾的思考称为分布式认知。他回忆说，高中英语老师曾建议他把笔记和引文分别写在三乘五英寸的卡片上，准备整理论证时再把卡片铺在地板上。卡片让材料一目了然，使其结构逐渐显现，也有助于发现缺失之处。在更广泛的方法中，纸质和数字记录不只是存放提醒的工具；它们还提供一个客观表面，让人能够重新审视并组织信息。

回顾、工具与实际应用

只有在提醒得到足够频繁的回顾，使头脑无需重新承担记忆和提示的任务时，一个系统才值得信赖。艾伦指出，定期收集整理并检查整体承诺是成功的关键——每周都应检查未闭合事项和项目、进行中的项目计划、下一步行动、议程、等待事项，以及将来／也许的可能性。这项回顾也为收集、处理和组织前几天遗留的零散事项提供机会。它是把存储的系统与实时决策连接起来的维护周期；若缺少这一周期，外部清单就不再能带来安心，未解决的工作也可能重新占据注意力。

该方法不依赖某种特定技术。清单可以写在文件夹里的单张纸上、笔记本或计划本中，也可以用数字工具记录，例如掌上个人数字助理或微软展望的任务功能。艾伦的标准很实用——使用能够支持行为真正改变、并让清单易于创建和回顾的工具。他也承认效率和使用乐趣值得考虑，但将基本要求归结为——能够随时记录清单，并按需要定期查看。工具是否简单、快捷、让人愿意使用，比其载体更重要。

实体归档系统同样必须便于顺手使用。若不得不使用悬挂式文件柜，艾伦建议给文件夹而非挂钩贴标签，每个挂钩只放一个文件夹，并把空挂钩和新文件夹放在第一个抽屉前端。这些细节旨在让归档足够快捷，使其能在日常工作的压力下顺利进行，而不是任由文件堆积。无论是心理组织还是实体组织，指导原则都一致——只有当外部结构能让承诺便于查找、回顾并随时付诸行动时，它才有帮助。