GTD全面收集

收集是基础实践——把所有占据注意力的事情从记忆中取出，放入可信赖、可供回顾的系统。其意义不在于记录一项事情就等于完成了工作，而在于让头脑不必反复记挂并担忧尚未解决的承诺，并让这些承诺能够得到审慎处理，日后付诸行动。

收集为何必要

在知识工作中，项目往往没有明确边界——会议、培训计划、文章、员工会议或组织重组都可能无限期地改进，而网络让潜在相关信息实际上无穷无尽。与此同时，工作日益跨越组织部门，使更多消息和共同责任进入视野。结果不仅是工作量增加，而且工作变得更加难以界定——目标、角色以及新信息的相关性不断变化，人们则不断积累承诺，却没有可靠的管理方法。

头脑不适合充当这个不断扩大的事项清单的储存系统。本书把短期记忆比作计算机有限的随机存取存储器——意识注意力一次只能专注于少数几件事，而未完成、未决和未整理的事项仍会占用这种有限容量。当未解决的事情再次浮现时，它可能打断注意力、引发担忧，却无法带来进展。把事情写下来并放入可信赖的系统，就能为它建立外部记录，供人回顾，而不必在脑中反复演练。

收集想法与承诺

收集适用于想法，也适用于新收到的任务和实物。思维导图等头脑风暴方法鼓励人先记录想法，之后再判断其相关性。在思维导图中，一个核心项目周围环绕着相关念头；例如，规划办公室搬迁时，电脑、名片、变更联系信息、家具、电话、清理和打包等事项都可能浮现。导图可以用白板上的便利贴绘制，也可以用文字处理或大纲软件制作。想法一出现就记录下来，便不必再从记忆中把它找出来。

外部记录也能激发进一步思考。记录下来的想法可以被重新查看并反映到思考中，从而促成更多联系；如果头脑必须独自保留原先的念头，这些联系或许就不会浮现。这就是本书对分布式认知的阐述——思考被转移到客观、可供回顾的形式中，而不是局限在头脑里。作者回忆起高中英语老师埃德蒙森先生曾建议他把笔记和引文分别写在三乘五英寸的卡片上，整理文章时把卡片摊在地板上，并检查逐渐显现的结构，看看还缺少什么。卡片不只是保存信息；它们的排列还有助于显现各种联系与缺漏。

让收集具体可行

收集过程也包括无法直接放进收件篮的实物。对于办公室门后的艺术品等大型物件，做法是用一张信纸大小的纸写下简短描述，再把纸条放进收件篮。给纸条标注日期有助于确定这份记录是在何时写下的；本书还建议养成给手写记录注明日期的习惯，包括便利贴、下载的语音邮件以及客户通话笔记。纸条代替物件进入收件篮，使物件也能纳入与其他新收材料相同的回顾流程。

初次收集的材料也可能超过收件篮的容量。本书建议在收件篮周围另设清楚分开的“待处理”堆，甚至放在篮子下方的地板上，同时确保这些材料与尚未收集的东西明显区分。对于心理收集，也就是逐条写下尚未记录的心中念头，建议把每个想法、念头、项目或其他需要注意的事情分别写在一张普通纸上。分开的纸张把每件事保留为独立单位，便于日后处理；它们不必成为永久的整理方式。

事项清单并不局限于纸张和实物。它还包括留存的语音邮件、放在通信系统“收件”区的新邮件，以及尚未确定下一步行动的组织者清单项目。语音邮件可以转写成纸条并放进收件篮；个人组织工具可能需要重新检查，也可以打印任务清单并纳入其中。由于邮件数量庞大，而且在邮件系统中处理更有效率，电子邮件通常保留在自己的系统里。只有当一个人能够看清所有尚待处理事项的范围时，收集才算完成。

从收集到可信赖的系统

收件篮装满本身并不代表任务已经完成，收集也不意味着要采取每项行动或完成每个项目。收集材料之后才开始处理——必须逐项辨认、理解，并决定如何处置。把事项无限期留在“待处理”区会违背收集的目的，因为头脑知道这些事情还没有处理，可能又会把它们当作担忧提出来。

用于存放所收集事项的实体和数码工具可以各不相同。清单可以写在文件夹里彼此分开的纸张上，记在活页笔记本或计划本中，也可以保存在掌上个人组织器、微软展望或莲花笔记等数码系统中。决定性的检验标准是，这种工具能否支持人们确实会坚持的行为——事项能迅速记录，清单也能按所需频率回顾。与工具的载体相比，简洁、快速以及愿意使用更为重要。

收集与共同责任

人与人之间也同样需要可靠的记录。请求或相关信息可能通过语音邮件、电子邮件、交谈或书面便条传达；协调能否令人放心，取决于信息是否进入接收者的系统、是否经过处理和整理，以及是否能供人回顾并作为可能的行动。若有人只追踪一种媒介，同事可能就不得不使用这种媒介，从而造成沟通瓶颈。一个群体为改变或协调工作所作的努力，可靠程度取决于其回应系统中最薄弱的一环。

收集也让重新协商成为可能。组织不能替每个人规定同一种个人系统，但可以要求人们跟踪收到的事项，并对结果负责。接受人们手头的事情多于能完成的事情这一事实的文化，必须支持持续协商哪些事情将不会完成。若承诺已被遗忘或从视野中消失，这便无法做到。共同采用“收集一切”的标准，为这类协商提供更可靠的基础；不过，仅仅收集完整，并不能保证一个群体选对了优先事项或方向。